Ich bin sicherlich nicht der produktivste Mensch–an einigen Tagen bleibe ich mit dem Smartphone zuerst ne Stunde im Bett liegen. Doch habe ich über die vergangenen Jahre ein System entwickelt, durch das ich meine Produktivität unheimlich erhöht habe.
Dieses System, bestehend aus vier Schritten, erlaubt mir, zwei erfolgreiche Internetunternehmen von der ganzen Welt aus zu steuern, über sechs Monate im Jahr zu reisen, und nebenbei noch neue Diät- und Fitnessziele zu verfolgen.
Wenn ich mal vom Kurs abkomme, und das passiert mir noch recht häufig, so weiß ich, dass ich mit diesem System schnell produktiver werden kann.
Es ist der ultimative Leitfaden für mehr Produktivität.
Schritt 1: Setze Ziele in den 4 wichtigsten Bereichen Deines Lebens
Für mich sind die vier wichtigsten Bereiche in meinem Leben die folgenden:
- Gesundheit (mental, emotional, und physisch)
- Sozial (Freunde, Familie, und Community)
- Persönlich (Hobbies und Weiterentwicklung)
- Wohlstand (Business und Investments)
Um nicht mehr abzubeißen, als ich dann auch schlucken kann, limitiere ich mich auf ein halbes Dutzend Ziele in jedem dieser vier Bereiche.
Meine Gesundheitsziele für 2016 sind zum Beispiel diese:
- Verbringe mehr Zeit damit, mich gut zu fühlen
- Dehne meine Körper durch Yoga und Stretching
- Verbesserung meiner Ausdauer
- Weniger sitzen und mehr Bewegung
Diese großen Ziele breche ich dann in kleinere, sofort messbare Ziele hinunter. Diese erstelle ich nach dem SMART-Prinzip. Demnach sollten Ziele möglichst spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und mit einer Deadline sein.
So kann ich dann mein erstes Gesundheitsziel herunterbrechen:
- Schlafe mindestens 7 Stunden pro Tag
- Meditiere jeden Tag für 20 Minuten
- Denke mehr über andere Menschen nach
- Kreiere Wert für Menschen in meinem Umfeld
- Lache, atme, und gehe langsam
Schritt 2: Etabliere ein funktionierendes Produktivitätssystem
Die meisten ambitionierten Menschen arbeiten mit To-Do Lists. Diese sind dann handschriftlich auf liniertem Papier und erstrecken sich über mehrere Seiten. Doch fehlt hier meines Erachtens meist die Möglichkeit, diese To-Do’s zu priorisieren.
Viele Menschen verlieren sich dann in diesem Dschungel an Aufgaben.
Ich arbeitete auch für lange Zeit mit diesen nicht-priorisierten Listen. Meine langfristigen Ziele erreichte ich damit allerdings nur selten.
Die Lösung ist ein detailliertes Zeitmanagement-System
Das System, welches ich Dir heute vorstelle, ist nicht cool oder flashy, im Gegenteil: es ist streberhaft und langweilig, und genau deshalb funktioniert es so gut.
Hier ist das Geheimnis:
Verteile Prioritäten für jedes einzelne Ziel
Um langfristig erfolgreich zu sein und Deine persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen, hilft es enorm, Deinen einzelnen Zielen Prioritäten zuzuweisen.
Die Grundregeln hierfür ist simpel:
Je wichtiger das Ziel für Deine Grundwerte, desto höher die Gewichtung.
Sind Deine Prioritäten klar, dann arbeite rückwärts und erstelle jährliche, monatliche, und wöchentliche Ziele.
Sagen wir eines Deiner Ziele ist das Erlernen der Spanischen Sprache. Wähle also zunächst ein Datum in der Zukunft aus, zu dem Du Spanisch sprechen willst. Schreibe es Dir auf und dann arbeite rückwärts. Kreiere jährliche, monatliche, und wöchentliche Ziele, die Dich zu Deinem Ziel tragen werden.
Vielleicht lernst Du dann pro Woche zwanzig neue Verben und zehn Nomen.
Halte es einfach und realistisch.
Ausgehend von Deinen wöchentlichen Zielen kreierst Du dann täglich messbare Meilensteine. Dann mache es zu Deiner Mission, diese täglichen Ziele zu erreichen.
Schritt 3: Relative Priorisierung Deiner Langzeit-Ziele
Um langfristig wirklich erfolgreich zu sein, hilft es Deine wichtigsten Ziele in Relation zu allen anderen Bereichen Deines Lebens zu bewerten.
Die wohl wichtigste Lektion stammt von Steven Covey, Autor von The 7 Habits of Highly Effective People. Covey’s System ist simpel, und genau deshalb funktioniert es so gut. Eines meiner persönlichen Ziele ist, dieses System sorgsamer anzuwenden.
Teile Deine Ziele–sagt Covey–in vier Kategorien auf:
- Nicht wichtig und nicht eilig
- Nicht wichtig, aber eilig
- Wichtig aber nicht eilig
- Wichtig und eilig
Hier sind einige Beispiele
Nicht wichtig und nicht eilig
- Onlineshopping
- Telefonieren
- Emails lesen
- Internet surfen
Nicht wichtig aber eilig
- Die letzten Vorbereitungen für eine Büroparty
- Ein Meeting besuchen, dass Deiner Karriere nicht direkt hilft
- Ein unwichtiges aber notwendiges Meeting planen
Wichtig aber nicht eilig
- Lernen, besser zu schreiben
- Lernen, besser zu reden
- Verkaufen lernen
- An Deinen kreativen Projekten Arbeiten
Wichtig und eilig
- Last-minute Verkaufsgespräche mit Kunden führen
- Ein wichtiges Meeting mit dem Chef vorbereiten
- Dringende, wichtige Probleme lösen
Wenn Du Deine Ziele in diese Kategorien herunterbrichst, so wirst Du sofort sehen, dass Du in die ‚Nicht wichtig und nicht eilig’ Kategorie überhaupt keine Zeit investieren solltest. Diese Aufgaben sind allesamt Zeitverschwendung.
Doch verbringen viele Leute den Großteil ihrer Zeit mit diesen unwichtigen Aufgaben. Sie bieten eine stumpfsinnige Ablenkung und die kurzfristige Befriedung einiger Bedürfnisse, wie neue Likes auf Facebook.
Langfristig sind diese Aufgaben jedoch ein schleichendes Gift, denn wir vergessen im Nebel der kurzfristigen Bedürfnisbefriedung, was für uns wirklich wichtig ist… oder wir verstecken uns davor.
Ähnliches gilt für die ‚Nicht wichtig aber eilig’ Kategorie. Diese Aufgaben hättest Du vor langer Zeit erledigen oder delegieren sollen.
Schritt 4: Mache die wichtigen Dinge zuerst
Wenn Du Dich täglich gut fühlen willst, dann solltest Du den Großteil Deiner Zeit und Energie auf die wirklich wichtigen Aufgaben richten, denen Du hohe Prioritäten zugemessen hast.
Das sind vor allem Deine langfristigen, kreative Ziele.
Doch meistens machen wir genau das Gegenteil. Ich selbst tappe auch häufig noch in diese Falle: wir strukturieren unseren Tag um Notfälle und Last-Minute Angelegenheiten, die uns letzten Endes nicht weiterbringen.
Oder wir fokussieren uns auf Aufgaben, die Anderen bei ihren Zielen helfen, wobei die eigenen Interessen immer mehr in den Hintergrund geraten.
Die wirklich wichtigen Dinge zuerst zu erledigen kann Dein Leben über Nacht verändern. Ich kenne das aus eigener Erfahrung. Es ist eine einfache Gewohnheit, mit der Du am besten noch heute beginnst.
Ich habe mein Leben so mehrere Male transformiert.
Es ist der schnellste Weg, um Dein Leben sofort herumzudrehen und Dich mit Deinem Tageswerk gut zu fühlen.
Mache die wichtigsten Dinge zuerst.
Zusammenfassung
- Werde Dir über Deine Träume klar und denke über den bisherigen Verlauf Deines Lebens nach. Was sollen Menschen über Dich auf Deiner Beerdigung sagen? Welchen Einfluss willst Du auf diese Welt haben?
- Identifiziere Deine Lebensziele
- Breche Deine vier Lebensziele in 5-Jahres-Pläne hinunter
- Breche diese dann in jährliche, monatliche, und wöchentliche Ziele hinunter
- Und das ist der Trick! Priorisiere diese Aufgaben in Relation zu Deinen Werten und ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Nur so kannst Du langfristig auf Kurs bleiben und verlierst Dich nicht in verwirrenden To-Do-Listen.
Eine einfache To-Do-Liste wird nicht funktionieren. Das kann ich Dir aus eigener Erfahrung–und den Erfahrungen meiner Geschäftspartner und Coaching-Teilnehmer–garantieren.
Du brauchst ein System um Deine Aufgaben zu priorisieren.
Was sind Deine wichtigsten Ziele für heute?
Mache eine Liste und priorisiere diese Aufgaben. Teile jeder Aufgabe eine bestimmte Zeit zu, die Du mit ihr verbringen willst. Dann fange mit der wichtigsten Aufgabe an.
Vermeide unnötige Telefonate und Emails. Lasse die Tür zu. Dann, wenn Du mit einer Aufgabe fertig bist, halte kurz Inne, spüre den Raum, und gehe dann zur nächsten Aufgabe über…oder gönne Dir einen Tee und einen kleinen Spaziergang.
Dein Alex